Member Registry GDPR Statement

Rekisteri- ja tietosuojaseloste yhdistyksen jäsenrekisterille
Laatimispäivämäärä 27.3.2018. Viimeisin muutos 25.5.2018.
Rekisterinpitäjä
Debating-yhdistys ry (Aalto Debating Society, ADS)
Ruusulankatu 5 As 705
00260 Helsinki

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Puheenjohtaja My Linh Nguyen
aaltodebatingsociety@gmail.com

Rekisterin nimi
Debating-yhdistys ry:n jäsenrekisteri

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito, sekä ylläpitää kerhon jäsenien yhteystietoja.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan jäsenen täydellinen nimi, kotipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, jäsenyyden alkamisvuosi ja tiedot jäsenen mahdollisista kesken olevista korkeakouluopinnoista. Rekisterissä ei säilytetä kerhoon kuulumattomien henkilöiden tietoja, vaan nämä poistetaan, mikäli jäsenyys puretaan.

Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan yhdistykseen liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä www- lomakkeilla sekä kirjallisesti tai suullisesti tapahtumissa.

Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja saatetaan kuitenkin siirtää säilytettäväksi palveluntarjoajille, kuten Google Inc tai Dropbox Inc, EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa luotettavassa ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla. Rekisterin salaus toteutetaan salasanalla.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat yhdistyksen jäseniä. Yhdistyksestä eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa eroamis- tai erottamispäätöksestä. Erikoistilanteessa rekisteröidyn tietoja voidaan pitää rekisterissä myös pidempään. Tällöin pidentämisen syy ilmoitetaan rekisteröidylle.